Basecamp 3への移行

まとめ

研究室の運営をBasecamp 3でやることにしました。

背景

2012年度にこじんまりと始まった山﨑研は、今や人も予算も何倍もの規模に膨れ上がっています。これまではメーリングリストだけで研究室のあらゆる運営業務を行ってきましたが、今や月平均100通に達する勢いです。それプラス、大学や国プロやあらゆるところから全ての連絡がメールで来るので、もう限界です。メールは基本的に原始的なツールであり、時代にそぐわないと感じています。

例えば1:
事務連絡。「これお願いします」「ここはどうしますか」「こうしましょう」「了解です」直接話せば10秒だけどメールだと2往復。メールだと作業中に割り込まれないという利点があることは理解した上で、でももっと簡単にできるだろうと思う。ああ「電話しろ」は無しね。電話するくらいなら直接話に行くわ。

例えば2:
検索。大量のメールが来るので今や検索は必須で、それはgmailが最強だと思うけど、プライベートのメールならともかく大学のメールを転送するのは怖い。学生の個人情報とかセンシティブなやついっぱいあるし。でもそれ以外のMUAは検索が弱すぎ。まあでも難しいと思う。text/plainでcharset=iso-2022-jpな時代ならともかく今はtext/htmlでも来るし、utf-8でbase64 encodingされてたりするし。2年くらい notmuch + emacs を試していて、割と良いけどでも日本語の検索はパーフェクトではない。あとOutlook、おめーはいつまで環境依存文字をiso-2022-jpで送り続けるつもりだ?

例えば3:
書類作成。送られてきた添付ファイルを保存して修正して添付して送信して修正されたのが戻ってきてまた保存して修正して添付して送信して、という具合にファイルをピンポンするのはとってもだるい。バージョン管理もできないから、ファイル名に-ver1, -ver2, … みたなsuffixがついていく。

例えば4:
添付ファイル。ちゃんとダウンロードしてフォルダに整頓すればいいんだろうけど、国プロやってるとたくさんの添付ファイルが五月雨式に来て、都度整頓する気がなくなる。MUAから添付ファイル内の検索もできない。

例えば5:
同じく添付ファイル。メールスプールのquotaのせいで、巨大なファイルは添付できない。なので、基本的にDropboxと併用せざるをえないけど、ツールとして統合されてないためこれはこれで手順が煩雑。あとDropboxの無料プランは2GBしかないので、簡単に一杯になってしまう。

例えば6:
そういえば、メールに返信するときにもとの文面を丸ごとお尻につける習慣っていつのまにか定着したけど、あれのせいでメールのファイルサイズが際限なく大きくなっていく。検索にもマッチしてしまうから邪魔。text/plainとtext/htmlが両方ついてるさらに倍。

そこで、メーリングリストに替わるツールを探し始めました。Slackはポピュラーですが、チャットはせわしなく、ずっと束縛されている感じがするのと、無料プランでは検索が2ヶ月前まで、有料プランはユーザ1人毎の課金なのが使いにくいと思いました。アドレナリンがいつも出まくっていて四六時中繋がっていることを要求されるベンチャー企業ならいいかもしれませんが、我々はもっと静かにやりたい。実際、ある演習の授業の打ち合わせはSlackだったけど、メールよりずっと便利か?というとそこまでの優位性を感じなかった。Trelloも良さそうですが、やっぱりユーザ1人毎の課金は使いにくいのと、他サービス連携が可能だけどそれを自分でやらないといけないのが面倒です。連携させたいサービス毎にアカウント取らないといけないし、それぞれがまた有料だったりするし。また、メールの大事な機能はファイルが添付できることで、ある意味でメーリングリストは「整頓はされないけど少なくともそこに全部ある」というレベルで研究室のストレージとして機能していたのですが、SlackやTrelloはそういう使い方を想定していない。ファイル添付はできるけど。

私はRubyユーザで、Ruby on Railsを作ったDHHのファンでもあり、彼の著作を通して彼の会社がプロジェクト運営ツールを作っているのは知っていました。Basecampというこのツールは有料ですが、チャットもワープロもストレージもTODOリストもリマインダーもカレンダーも全部あって、統合されています。上記の問題は全てきれいに解決するし、年間で定額だし、今のうちの予算規模なら十分支払える額なので、試してみることにしました。30日間は無料で試用できます。

使い方

30日間使ってみて、以下の利用法に落ち着きました。

HQは使わない。メンバーは私だけにして、非表示にする。研究室は毎年メンバーが入れ替わるので、HQではなくTeamがより適切。

Teamは3つ。
  1. 研究室全員。研究室ワイドな連絡に使う。毎年度末にアーカイブして保存し、次の年度のものを新しく作る。
  2. 資料置場。全員がアクセス可能な永続的な資料を置く。例えば歴代の卒論修論、論文やポスター等の研究成果、研究用の情報、あらゆるメモ、等。年間プランなら1TB使えるから、シミュレーションの生データとかを置かなければほぼ無限に使える。
  3. 事務部門。私とスタッフのみ。あらゆる事務連絡に使う。
Teamは細分化しない。

逆にProjectはたくさん作って細分化する。参加する国際会議、国プロ、執筆中の論文、等、案件毎に作って関係者だけで構成する。全員で共有する必要の無い情報だけに使う。個別の案件だけど全員で共有した方がいい情報 (例えば論文が採択された) は、Teamの方に流す。

Teamの各Toolは以下のように使う。

研究室全員
Campfire: 短いメッセージの交換
Message Board: 全員へのアナウンス
To-dos: 締切
Schedule: 卒論修論、学会等のスケジュール
Docs & Files: ファイル置場と文章の共同編集
Automatic Check-in: 毎週1回、先週の進捗と来週の予定を書く
Email Forwards: 大学等から来る共有すべきメールを転送

資料置場
Message Board: 情報メモ
Docs & Files: 論文PDFや研究資料、画像や動画も

事務部門
Campfire: あらゆるやりとり
To-dos: 書類の締切
Schedule: 出張や会議等のスケジュール
Docs & FIles: 申請書や報告書、必要な書類や写真の全て
Email Forwards: 大学事務や国プロから来るメールを共有

このように、Team毎に使うToolは少しずつ違っている。

一方、Projectの各Toolは以下のように使う。

Campfire: 短いメッセージの交換
Message Board: まとまった分量のある文章を渡す、あるいは共同編集する
To-dos: タスクの締切を設定するとき
Schedule: 発表スケジュール等
Docs & Files: 作業中のファイル
Email Forwards: Project関係の外部から来るメールを共有

ProjectによってはMessage BoardがなかったりScheduleがなかったりするが、基本は同じ。

あとは、自分だけが使うプライベートなTeamとかProjectを好きなだけ作る。

これで、かなりうまく回ってる感じがします。自分が関係する項目が更新されると通知が来るので常に張り付いて無くていい、短いメッセージを送るのがメールに比べて簡単、スケジュール管理もそれなり、ファイルをまとめて置いておける、文書作成が共同でできる、自分や誰かに関するタスクをまとめて表示できる、メールを転送して添付ファイルを保存したりコメントをつけられる、等、いろんなものが統合されているおかげで使いやすいです。メッセージとヘルプは全部英語ですが、UTF-8なので日本語は通ります。検索もかけられます。凝ったことはできないかわりに、使い方はとてもシンプルで、学習曲線がなだらかなのもいいです。クラウドベースですが、応答は十分速いので、リモートワークでもいい感じです。

Basecampを使わない場面

ただし、全てをBasecampでやるわけではありません。

卒業生への連絡はメーリングリストです。一方的にアナウンスするだけだし、ウェブにログインしたりアプリをインストールするまでもないので。

研究室外へのアナウンスはウェブとTwitterです。これはまあ当然。

研究室外の人と一緒にやるプロジェクトはメールです。Projectに招待してもいいけど、やっぱりウェブへのログインやアプリのインストールをお願いするのは大変と思うので。

記録に残すまでもない/残したくない意見表明や悩み相談は毎週のセミナーで。全員集合するので、全員から直接(おそらくは穏当な)コメントがもらえます。Basecampは直接コミュニケーションを取れない/取ると生産性を損ねる場合に限って使うべきもので、基本は直接話す方が良いと思います。

一般的な雑談は研究室で。記録に残すまでもないし、雑談はコミュニケーションの発露なので、研究室に来てするのが一番いい。チャットで雑談を始めると繋がれっぱなしになるのも問題。

JNNS2017

9月20-22日に北九州国際会議場で開催された第27回日本神経回路学会全国大会で、山﨑研から5件の発表を出しました。

  • 山﨑 匡. 強化学習機械としての小脳?. 第27回日本神経回路学会全国大会
  • 山浦 洋, 五十嵐 潤, 山﨑 匡. 大脳小脳連関ループのスパイキングネットワークモデル
  • 市村 大輔, 山﨑 匡. 小型ヒューマノイドロボットを用いた病的歩行の計算機シミュレーション
  • 露木 吏, 山本 祐輝, 山﨑 匡. 小脳顆粒層のマルチコンパートメントモデルシミュレーション
  • 古荘 航, 山﨑 匡. オンライン学習のためのネコスケール人工小脳の高速化

Neuroinformatics 2016

9/2-4にレディングで開催されたNeuroinformatics 2016にて、露木 (M1) がポスター発表を行いました。なかなか盛況でした。

目黒会賞受賞!

今日の卒業式で露木さんが平成27年度目黒会賞を受賞しました!
tsuyuki-meguro

MI/CS 合同研究室紹介

11/20 (木) 午後 W9-135 にて、MIコース、CSコースの全研究室の紹介があります。3年生の皆さんは振るってご参加下さい。

CSコース: 13:00~14:30
MIコース:14:40~16:10

調布祭における研究室公開と卒研の面談について

当初11/22を研究室公開&卒研の面談日にあてていたのですが、なんとその日は東北大に出張でした。21にアメリカから帰国して、16:40に成田着で、そのまま仙台に移動して宿泊。22は9:00-16:40で研究会です。死ねますね。

ということで、11/23午後を面談日にしようと思います。あるいはその週のそれ以降、私がいればいつでも。

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